Organizasyon Ayarları

Yeni bir hesapta yönetici olarak ilk işiniz kayıt girmek değil, zemini dökmektir. Kullanıcıları davet edip modülleri özelleştirmeden önce organizasyon ayarlarını kurarsanız, sonradan yapılan düzeltmeler üretilmiş raporları ve girilmiş binlerce kaydı da etkilediği için katlanarak pahalılaşır. Bu yüzden organizasyon ayarlarını "ne zaman istersem yaparım" listesine değil, kurulumun en başına koyarız.

Bu ayarların neredeyse tamamı tek kapıdan yönetilir: Kurulum (Setup) > Genel (General). Başlıkları kapsamlarına göre iki kümeye ayırmak doğru sırayı bulmayı kolaylaştırır:

• Şirketi etkileyen ayarlar — Şirket Ayarları (Company Settings) altında logo, mali yıl, çalışma saatleri, para birimi, hiyerarşi; herkes için ortak ve çoğu geri dönüşü zor kararlardır.
• Kişiye özel ayarlar — Kişisel Ayarlar (Personal Settings) altında dil, saat dilimi, tarih biçimi, tema, erişilebilirlik; yalnızca o kullanıcının ekranını değiştirir, istenildiği zaman değiştirilebilir.

Şirket bilgileri, CRM hesabınızın kimlik kartıdır: ad, adres, iletişim ve saat dilimi gibi bilgiler buradan tanımlanır ve tüm kullanıcılar bu ortak çerçeveyi paylaşır. Bu alanı yalnızca Yönetici (Administrator) profiline sahip kullanıcılar düzenleyebilir.

Bir hesapta birden çok yönetici olabilir, ama tek bir süper yönetici (Super Admin) bulunur. Süper yönetici, Zoho'nun faturalandırma ve sözleşme yazışmaları için muhatap aldığı tek kişidir; ayrıca CRM'de kullanıcı silme yetkisi yalnızca ona aittir. Bu rolü kurucu ortağa ya da finanstan sorumlu yöneticiye vermek genellikle en doğru tercihtir; ekipten ayrılma ihtimali en düşük kişi olmalıdır.

• Süper yönetici yalnızca, varsayılan Yönetici profiline sahip aktif kullanıcılar arasından seçilebilir.
• Bu rolü yalnızca mevcut süper yönetici bir başkasına devredebilir; kimse kendini atayamaz.

Erişim URL'si

Hesabınızın giriş adresini markanıza yaklaştırmak için erişim URL'sini özelleştirebilirsiniz. Kurulum > Genel > Şirket Ayarları içinde Erişim URL'si yanındaki düzenleme simgesinden değiştirilir. Sade görünen bu alanın, sonradan paylaşılmış bağlantıları ve entegrasyonları etkilememesi için kuralları net bilmek gerekir.

Organizasyon Saat Dilimi

Şirketin ortak saat dilimini Şirket Ayarları altındaki Yerel Bilgiler (Locale Information) bölümünden seçersiniz. Bu yalnızca bir görüntüleme tercihi değildir: iş akışı kurallarının "kaç gün sonra" gibi hesaplarını da bu saat dilimi belirler. İstanbul merkezli bir işletme için doğru dilimi seçmek, otomasyonların beklenen günde tetiklenmesini garanti eder; yanlış dilim, gece yarısını aşan tetiklemelerle fark edilmesi zor hatalar üretir.

Mali yıl, işletmenin satışlarını planlayıp izlediği bir yıllık dönemdir ve çoğu zaman takvim yılıyla (Ocak–Aralık) örtüşmez. CRM'deki tahminler (forecast), raporlar ve panolar bu döneme göre çeyreklere bölünür; dolayısıyla mali yılı baştan doğru kurmak, sonradan üretilecek tüm dönemsel analizleri belirler. Bölgesel mevzuat, sezonsal satış deseni ya da denetim maliyeti nedeniyle takvim yılından ayrılan işletmeler bu ayarı dikkatle yapmalıdır.

Özel mali yıl, yılı 52 hafta (364 gün) üzerinden eşit dönemlere böler; artık yıl ve takvim hizalaması için zaman zaman bir fazla hafta (surplus week) eklemek gerekir. Her iki türde de çeyrek etiketinin başlangıç yılına mı bitiş yılına mı göre yazılacağını seçebilirsiniz (Ocak başlangıcında bu seçenek görünmez).

Çalışma saatleri (Business Hours), şirketin mesai düzenini tanımlar. Bu estetik bir bilgi değil, bir otomasyon altyapısıdır: randevu atama, görev son tarihleri, iş akışı zamanlamaları ve talep yükseltme (escalation) kuralları bu saatleri temel alır. İş akışı kurallarında "n iş günü/saati sonra" koşulu, ancak burada tanımlanan mesaiye göre gerçek anlam kazanır. Yalnızca Yönetici profili düzenleyebilir.

Çalışma saati türleri

• 7/24 (24×7) — Kesintisiz çalışan operasyonlar için; yalnızca başlangıç günü seçilir.
• 24×5 — Başlangıç günü ve iş günleri seçilebilir.
• Özel saatler — Her gün aynı saat veya her gün farklı saat olarak, iş günleri ve mesai aralıkları tek tek tanımlanabilir.

Vardiyalar (Shifts)

Farklı saat dilimlerinde ya da farklı mesai saatlerinde çalışan ekipleriniz varsa vardiya tanımlarsınız. Örneğin İstanbul'daki bir kliniğin çağrı merkezi sabah ve akşam vardiyasıyla çalışıyorsa, her vardiyayı ayrı tanımlayıp kullanıcıları atayabilirsiniz. Bir kullanıcıyı bir vardiyadan diğerine taşırken, geçişi anında ya da ileri bir tarihe — en çok 6 ay sonrasına kadar — planlayabilirsiniz.

• Organizasyon başına en fazla 50 vardiya oluşturulabilir.
• Her vardiyaya en fazla iki mola (break) saati eklenebilir; molalar vardiya saatlerine uymak zorundadır.
• Mola tanımlanırsa, o aralığa randevu oluşturulduğunda kullanıcının uygun olmadığı sistemce uyarılır.
• Organizasyonun çalışma saatini, mevcut bir vardiya artık o aralığa düşmeyecek şekilde değiştirirseniz, sistem sizi vardiyayı düzeltmeye yönlendirir.

Bu altyapı sayesinde tekrarlayan görev ve etkinliklerin son tarihleri hafta sonu/tatile denk geldiğinde, otomasyonlar bunları bir sonraki iş gününe ötelemek üzere yapılandırılabilir; blueprint geçişlerindeki görev son tarihleri de kullanıcının müsait olduğu güne göre planlanır.

Çalışma saatlerinin ayrılmaz tamamlayıcısı tatil listeleridir; mesai hesaplarının doğru olması için tatillerin de tanımlı olması gerekir. Zoho CRM iki tür tatil ayırır:

Tatilleri elle eklemek yerine, ülkeye göre önerilen listeden (Suggested Holidays) otomatik doldurup gerektiğinde düzenleyebilirsiniz. Önerilen listede yer alan 14 ülke arasında ABD, İngiltere, Almanya, Fransa, Hindistan, Japonya, Kanada ve Avustralya gibi ülkeler vardır. Listeler içinde bulunulan ve gelecek yıl için oluşturulabilir; mevcut bir listeyi kopyalayıp (clone) ertesi yıla uyarlamak pratik bir yöntemdir.

Hiyerarşi tercihi, bir kullanıcının hangi kayıtları görebileceğini belirleyen veri erişim mantığıdır; bir görünüm meselesi değil, gizlilik ve KVKK açısından da kritik bir karardır. Kurulum > Genel > Şirket Ayarları > Hiyerarşi Tercihi altından seçilir. Her iki yapıda da önce rollerin tanımlanıp kullanıcılara atanması gerekir; bir kullanıcı aynı anda yalnızca tek bir role sahip olabilir.

Rol hiyerarşisi klasik organizasyon şemalarına oturur ve çoğu klinik/KOBİ için yeterlidir. Raporlama hiyerarşisi ise rol kalıbına sığmayan, kişiye bağlı raporlama ilişkilerinin baskın olduğu yapılarda — örneğin aynı unvandaki danışmanların farklı müdürlere bağlandığı yapılarda — tercih edilir.

Yurt dışı hasta ya da müşteriyle çalışan işletmeler için çoklu para birimi, en kritik organizasyon ayarlarından biridir. Bir fırsatın değerini hem kendi para biriminizde hem müşterinin yerel para biriminde görmenizi, raporları kendi ana para biriminizde üretmenizi ve farklı para birimi içeren tek bir dosyayı içe aktarmanızı sağlar. Özellik tüm ücretli sürümlerde mevcuttur; Ücretsiz (Free) sürüm desteklemez. Para Birimleri (Currencies) sekmesine erişim, profilde Para Birimlerini Yönet (Manage Currencies) yetkisini gerektirir.

Temel kavramlar

Döviz kuru güncellemesi

• Elle (Manual) — Kur, yetkili kullanıcı Para Birimleri sayfasından değiştirene kadar sabit kalır.
• Otomatik (Automatic) — Kur, Open Exchange Rates verisiyle güncellenir. Sıklık Canlı (yaklaşık 30 dakikada bir) ya da Günlük (organizasyon saat diliminde belirlenen saatte) seçilebilir. Pasif para birimlerinin kuru otomatik güncellenmez.

Kayıt düzeyinde kurun nasıl davranacağını da yönetebilirsiniz: kullanıcıların kaydın kurunu elle yenilemesine izin verebilir (Refresh Exchange Rate yetkisiyle) ya da modül düzeyinde koşullu otomatik güncelleme tanımlayabilirsiniz — kayıt düzenlendiğinde veya bir seçim listesi belirli değere geçtiğinde. Varsayılan davranışta kur değişiklikleri mevcut kayıtları etkilemez; her kayıt oluşturulduğu andaki kuru saklar. Kayıt düzeyinde yapılan kur yenilemesi bir alan güncellemesi sayılır ve iş akışlarını tetikleyebilir.

Bir para birimini pasife aldığınızda etkiler nettir: o birimle yeni kayıt oluşturulamaz (doğrulama hatası verilir), kullanıcı ve portal tercihleri ana para birimine döner, dönüştürülen kayıtlar ana para birimine çevrilir. Sürüm düşüşünde de dikkat gerekir: Ücretsiz sürüme inildiğinde eklenmiş tüm para birimleri pasife alınır; yukarı yükseltildiğinde bunları elle yeniden etkinleştirmeniz gerekir.

Organizasyon ayarları zemini hazırlar; kullanıcı yönetimi ise o zemine kimin, hangi yetkiyle çıkacağını belirler. Her kullanıcı iki şeyle tanımlanır: profil (hangi özelliklere erişebilir) ve rol (hangi veriyi görebilir, hiyerarşiye göre). Bu ikisini kullanıcı eklemeden önce kurmak, sonradan tek tek düzeltme yapmaktan çok daha ucuzdur. Kullanıcılar Kurulum > Genel > Kullanıcılar altından yönetilir.

Kullanıcının yaşam döngüsü

• Onaysız (Unconfirmed) — Yönetici ekledi ama davet henüz kabul edilmedi.
• Aktif — Davet kabul edildi, kullanıcı CRM'e erişebiliyor.
• Pasif (Inactive) — Önceden aktifken devre dışı bırakıldı; yeniden aktifleştirilebilir, lisansı korunur ve faturalanmaya devam eder.
• Silinmiş — CRM'den kaldırıldı; adı kayıt sahibi/ortak alanlarında görünmeye devam eder.

Bir kullanıcıyı silmeden önce, sahip olduğu açık kayıtların ve atanmış iş akışı/blueprint yapılandırmalarının başka bir kullanıcıya devredilip devredilmeyeceğine karar verirsiniz. Kayıtlar başkalarınca ortak sahiplenilmişse devretmeden silebilir; aksi halde devrederek silmeniz gerekir. Silme yalnızca süper yönetici yetkisidir. Klinik gibi personel devrinin yüksek olduğu yapılarda kalıcı silme yerine pasife alma çoğu zaman daha doğrudur: kayıt geçmişi bütün kalır, lisans bir başkasına devredilebilir ve gerekirse kullanıcı yeniden aktifleştirilir.

Müşterilerinizi kendi markanız altında karşılamak istiyorsanız, CRM'i kendi alan adınızla yayınlayabilirsiniz. Özel alan adı eşleme (Domain Mapping), crm.zoho.com yerine örneğin satis.kliniginiz.com gibi bir adresle çalışmanızı sağlar; böylece kullanıcılar ve portal müşterileri üçüncü taraf bir portala yönlendirildiklerini hissetmez. Bu, hem iç benimsemeyi hem de müşteri gözündeki güveni artırır.

Üç ortam için ayrı eşleme yapılabilir: canlı üretim (CRM), test ortamı (Sandbox) ve müşteri portalı. Süreç dört adımlı bir doğrulama akışıdır:

Aynı tüzel yapı altında ayrı müşteri tabanları olan işletmeler — örneğin franchise şubeleri ya da farklı markalarla çalışan bir grup şirketi — tek bir e-posta adresiyle birden çok CRM organizasyonuna erişebilir. Hesaplar arasında saniyeler içinde geçiş yapılır. Burada en sık yapılan yanlış varsayımı baştan düzeltelim: bu özellik hesaplar arasında veri eşitlemesi yapmaz; her organizasyon tamamen ayrı bir veri kümesidir.

• Yeni organizasyon hesabı varsayılan olarak Enterprise deneme sürümüyle açılır; deneme bitmeden uygun aboneliğe yükseltmek gerekir.
• Bir kullanıcı en fazla 10 hesaba üye olabilir (farklı sürümlerde olabilirler).
• Bir kullanıcı yalnızca bir CRM Plus hesabı oluşturabilir ve yalnızca bir Zoho One hesabına ait olabilir.
• Kullanıcı ve takım kullanıcısı lisansları her hesap için ayrı satın alınır; bir hesabın lisansı diğerine geçmez.
• Organizasyon davetleri de 7 gün içinde yanıtlanmalıdır; CRM Plus, Zoho One veya IP kısıtlaması olan hesapların davetleri yalnızca e-postadan kabul edilebilir.

Entegrasyon kurarken hangi organizasyonun bağlanacağını seçersiniz ve eşleme tipi uygulamaya göre değişir: Zoho Desk, Projects, Google ve Office 365 gibi servisler bire bir eşlenir; Zoho Analytics tek raporu birden çok hesaptan besleyebilir; SalesIQ ise bir CRM organizasyonunu en çok beş SalesIQ hesabına bağlayabilir.

Organizasyon ayarlarının aksine kişisel ayarlar yalnızca o kullanıcının deneyimini değiştirir; başka hesapları etkilemez. Her kullanıcı Kurulum > Genel > Kişisel Ayarlar altından dilini, ülke yerelini, tarih ve saat biçimini (12/24 saat), saat dilimini ve sayı biçimini (binlik ayraç, ondalık) ayarlar. Telefon numaralarının görünüm biçimini de seçtiğiniz ülke yereli belirler.

• Ad biçimi ve sıralama — Görünen ad kalıbını ve listelerdeki sıralama tercihini ülke geleneğinize göre değiştirebilirsiniz; sıralama tercihi ad biçiminden bağımsız tutulabilir.
• Tema ve mod — Gündüz / Gece / Otomatik mod ve tema seçimi kişiye özeldir.
• Şifre — Zoho tek oturum açma (SSO) kullandığından, CRM şifrenizi değiştirmek tüm Zoho servislerini etkiler; Zoho Accounts üzerinden yönetilir. Başka kullanıcıların şifresini değiştiremezsiniz.

Erişilebilirlik kontrolleri

Zoho CRM, WCAG 2.2 AA uyumludur ve Kurulum > Genel > Kişisel Ayarlar > Erişilebilirlik altında 18 erişilebilirlik kontrolü sunar. Kontroller üç başlıkta toplanır:

Bir hesabı tamamen kapatmak nadir bir işlemdir, ama nasıl yapıldığını bilmek tedbir açısından önemlidir. Kapatma, organizasyon ayarlarının en geri dönülmez adımıdır; bu yüzden Zoho birkaç ön koşul dayatır ve hepsini sırayla geçmeden silme düğmesi görünmez.

• Ücretsiz veya deneme sürümündeki tekil/kişisel hesap doğrudan silinebilir.
• Ücretli abonelikte önce Ücretsiz sürüme geçmeniz ya da aboneliği iptal etmeniz gerekir (Profil > Yönet > Sürümü değiştir).
• Birden çok aktif kullanıcı varsa, süper yönetici dışındaki tüm kullanıcıları pasife almanız gerekir.
• Yalnızca süper yönetici kalıp Ücretsiz sürüme düşüldüğünde, CRM hesabını sil seçeneği Şirket Ayarları sayfasının altında görünür hale gelir.

Onay sonrası oturumunuz kapanır ve kapanışı doğrulayan bir e-posta gelir.