CRM'i kurmakla iş bitmez; asıl sınav, bir kullanıcı yanlışlıkla 400 kaydı sildiğinde ya da bir otomasyon sessizce yanlış alanı güncellediğinde başlar. O an elinizde ne varsa, kaybınız onunla sınırlıdır. Bu rehber, Zoho CRM'in dört koruma katmanını — düzenli dışa aktarma, otomatik tam yedek, kademeli geri getirme ve canlıya dokunmadan deneme yaptığınız test ortamı — gerçek sayısal limitleriyle ele alır. Amacımız özellikleri tanıtmak değil; hangi senaryoda hangi katmanın devreye girdiğine doğru karar vermenizi sağlamaktır. Bu dört refleksi her kurulumun ilk haftasında yerleştiriyoruz, çünkü veri kaybı planlanmaz, sadece önlenir.
Üç farklı araç, üç farklı iş
Sahada en sık karşılaştığımız yanlış anlama şudur: "Geçen hafta export aldım, yedeğim var." Bu cümle tehlikelidir, çünkü dışa aktarma ile yedek aynı işi yapmaz. Üç aracı birbirine karıştırmak, kritik anda elinizdeki dosyanın işe yaramaz çıkmasına yol açar. Önce ne yaptıklarını net ayıralım.
Dışa Aktarma
Tek bir modülün kayıtlarını CSV/XLSX dosyası olarak indirir. Raporlama, başka bir araca veri besleme, muhasebeye liste verme için uygundur. Ekleri ve modüller arası ilişkiyi taşımaz.
Tam Yedek
Tüm modüller, ekler ve yüklenen görseller dahil hesabın eksiksiz kopyası. Mevzuat, felaket kurtarma ve toplu geri yükleme için tek doğru katman budur.
Test Ortamı
Canlı veriye dokunmadan ayar denediğiniz izole kopya. Veri saklamak için değil, "bu değişiklik bir şeyi kırar mı" sorusunu güvenle yanıtlamak için vardır.
İhtiyacı doğru araca eşlemek, sürpriz kayıpların çoğunu baştan keser:
| İhtiyacınız | Doğru katman |
|---|---|
| Tek modülden filtrelenmiş kayıt listesi (ör. bu ayki müşteri adayları) | Modül Dışa Aktarma |
| Çok modüllü, gruplanmış, sıralı çıktı | Rapor oluştur, sonra raporu dışa aktar |
| İlişkiler + ekler dahil tüm verinin güvenlik kopyası | Tam Yedek (Data Backup) |
| Yeni iş akışı / Blueprint / Deluge denemesi | Test Ortamı (Sandbox) |
Dışa aktarma bir çıktı aracıdır, bir kurtarma aracı değil. Modüller arası bağları ve ekleri taşımadığı için geri yüklemeye uygun değildir. Güvenlik ağınızı export'a değil, her zaman tam yedeğe dayandırın.
Modül verisini dışa aktarma ve limitleri
Bir modülün kayıtlarını dosya olarak indirmeniz gerektiğinde dışa aktarma devreye girer. Bu işlemi profilinde Dışa Aktarma (Export – Module) yetkisi bulunan kullanıcılar yapabilir; yönetici tüm kullanıcıların geçmişini görürken, normal kullanıcı yalnızca kendi indirdiklerini görür. Limitleri önceden bilmek, "kayıtların yarısı neden gelmedi" sorusunu hiç yaşamamak demektir.
Bir export'ta neyin ne kadar sığdığı
| Konu | Sınır |
|---|---|
| XLSX ile tek seferde indirilebilen kayıt | en fazla 50.000 |
| CSV ile tek modülden tek seferde | en fazla 200.000 |
| Tek export'ta seçilebilen alan (modül + lookup birlikte) | en fazla 200 |
| Hariç tutulabilen alan | en fazla 20 |
| İndirme bağlantısının geçerliliği | zip olarak iner, 7 gün aktif |
| Dışa Aktarma Geçmişi'nde izleme penceresi | son 60 gün |
Günlük export hakkı sürüme bağlıdır; bu, sıkça veri besleyen entegrasyonlarda sınıra dayanan tek nokta olabilir.
| Sürüm | Free | Standard | Professional | Enterprise | Ultimate |
|---|---|---|---|---|---|
| Günlük export hakkı | 10 | 100 | 250 | 500 | 1000 |
Dışa aktarma ekranını açın
Kurulum > Veri Yönetimi > Dışa Aktarma üzerinden yeni bir aktarma başlatabilir, ya da doğrudan modülün Eylemler (Actions) menüsünden Dışa Aktar'ı seçebilirsiniz.
Kapsamı daraltın
Modülü, varsa subform'u veya Notlar'ı seçin; ardından standart liste, özel görünüm ya da kriter bazlı seçeneklerden birini belirleyin. Subform için ayrı kriter tanımlanabilir.
Alanları ve hassasiyeti yönetin
Tüm alanları seçip yalnızca birkaçını çıkarmak istiyorsanız Alanları Hariç Tut'u kullanın. KVKK kapsamında paylaşılacak listelerde TC kimlik, sağlık notu gibi alanları ve gerekirse Record ID sütununu bu adımda dışlamanız doğru olur.
Format ve karakter setini seçin
CSV veya XLSX belirleyin. CSV'de karakter setini (encoding) doğru seçmezseniz ş, ğ, ı, İ gibi harfler bozulur; aktarmadan önce mutlaka uygun kodlamayı işaretleyin.
Arka plandaki işi takip edin
İşlem Dışa Aktarma Geçmişi'ne "Devam ediyor" olarak düşer; "Tamamlandı"ya dönünce İndir bağlantısı aktifleşir ve bildirim alırsınız. Hatalı biten bir export'u aynı ekrandan yeniden deneyebilirsiniz.
CSV limiti tek modülde 200.000'dir. Daha büyük bir modülü tek dosyada alamazsınız; Oluşturulma Tarihi'ne göre dönem dönem kriter verip parça parça indirin, ya da o modülün tamamını içeren bir tam yedek talep edin. Düzenli ihtiyaçlarda elle parçalamak yerine yedeğe geçmek daha az hataya açıktır.
Tam yedek: zamanlama ve ücretsiz hak
Tam yedek, hesabınızın eksiksiz arşividir: tüm modül kayıtları bir .zip'te (CRM Verisi), ekler ve yüklenen görseller ayrı bir .zip'te (CRM Ekleri) toplanır. Yalnızca yönetici profilindeki kullanıcılar talep edebilir. Buradaki asıl karar teknik değil ekonomiktir: sürümünüzün ücretsiz yedek hakkını en verimli zamanlamaya bağlamak.
Sürümünüze göre kaç yedek bedava
Ücretli sürümler (Ultimate hariç) 2 ücretsiz yedek hakkıyla gelir; Ultimate sürüm 4 ücretsiz yedek kullanır. Free sürümde planlı yedek yoktur; ya tek seferlik yedek eklentisi (add-on) satın alınır ya da ücretli sürüme geçilir. Zamanlama seçimi, bu sabit hakkı boşa harcamadan kullanmakla ilgilidir.
Ayda iki kez
Seçtiğiniz güne göre dönüşümlü (ör. iki haftada bir Pazartesi) hazırlanır. Ultimate dışı ücretli sürümlerde 2 ücretsiz hakkı eksiksiz kullanmanın en dengeli yoludur.
Ayda bir
Sabit tarihte (ör. her ayın 15'i) ya da sabit günde (ör. her ayın ilk Pazartesi'si) iner. Tek ücretsiz hakkı kullanır; ikincisini talebe bağlı arşiv için saklarsınız.
Her hafta
Seçtiğiniz günde haftalık iner ve ücretsiz hakkı aşar. Ücretli sürüm kullanıcıları haftalık tekrarlayan yedeği doğrudan yedek penceresindeki Make Payment ile satın alır.
Hemen indir
Talebe bağlı, tek seferlik yedek. Büyük bir veri taşıması, sürüm geçişi veya toplu silme öncesi anlık güvence için en mantıklısı budur.
Yedeği kurmak
Yedek ekranına gidin
Yönetici olarak Kurulum > Veri Yönetimi > Veri Yedekleme yolunu açın.
Zamanlamayı belirleyin
Dört seçenekten birini işaretleyip onaylayın. Yedek türü, durumu ve bir sonraki yedek tarihi özet alanında listelenir.
Hazır olunca indirin
Yedek hazır olduğunda aynı ekranın indirme bölümünden alın. Bağlantı oluşturma tarihinden itibaren en fazla 7 gün aktiftir; dosya, hesabınızın bulunduğu veri merkezinde (DC) saklanır.
IMAP ile bağlanan e-postalar yedeğe dahil edilmez. Boyuta göre işlem birkaç dakikadan birkaç saate kadar sürebilir ve başladıktan sonra durdurulamaz. Wizard ile taslak kaydedilen kayıtlar yedekte "Draft", diğerleri "Available" etiketiyle yer alır. Her kayda otomatik, benzersiz bir alfanümerik ID atanır; geri yükleme bu ID'lere bağlı olduğundan onları değiştirmeyin. Not: haftalık yedeği durdurmak, ilgili abonelik ödemesini iptal etmez — o ayrı işlemdir.
Kaybolan veriyi geri getirme zinciri
Veri kaybı bazen anında, bazen aylar sonra bir raporda tutmayan rakamla fark edilir. Panik yerine sabit bir sıra izleyin; vakaların büyük çoğunluğu ilk iki halkada çözülür ve her halka, bir önceki yetmediğinde devreye girer.
Audit Log
Ne oldu, kim yaptı? Son 60 gün kronolojik kayıtta.
Recycle Bin
60 gün içinde ve boşaltılmadıysa: doğrudan geri yükle.
Yedek
Süre geçti / kutu boşaldıysa: import veya migration.
Zoho Destek
Tüm veri tabanı veya karmaşık ilişki için son halka.
Önce denetim günlüğüne (Audit Log) bakın
Audit log, organizasyondaki tüm olayları 60 güne kadar kronolojik tutar. Yalnızca silmeleri değil, bir alanda yapılan istenmeyen toplu güncellemeyi de kimin ne zaman yaptığını gösterir. Özellikle bir alana bağlı otomasyonlarınız varsa, hasarın gerçek sınırını burada görürsünüz.
Geri Dönüşüm Kutusu'ndan (Recycle Bin) geri alın
Silme üzerinden 60 gün geçmediyse ve kutu elle boşaltılmadıysa, ana kaydı ve bağlı verileri tek hamlede buradan geri yükleyebilirsiniz. İlişkiler korunduğu için tercih edilen yöntem budur.
Yedekten geri yükleyin
Tek bir alan ya da başka modüllerle ilişkisiz tekil kayıtlar için yedek dosyasını ilgili modüle import edebilirsiniz. Hesap, kişi, anlaşma gibi ilişkili kayıtlar söz konusuysa, bağların kopmaması için veri taşıma (migration) — yani yedeğin CRM'e bütün olarak yeniden aktarılması — gerekir.
Gerekirse Zoho desteğiyle çalışın
Tüm CRM verisi silindiyse veya ilişkileri elle eşlemek riskliyse, geri yüklemeyi tek başınıza denemeyin. Bu durumda Zoho destek ekibiyle (support@zohocrm.com) ilerlemek en güvenli yoldur.
(1) Yetkileri sıkın: silme hakkını yalnızca yönetici profiline bırakın. (2) Yedek takvimini hâlâ kurmadıysanız, geri yükler yüklemez kurun. (3) Audit log'u periyodik dışa aktarıp saklayın — 60 günden eskiye bakamayacağınız için arşiv, sonradan ortaya çıkan kayıplarda tek delilinizdir.
Admin Tools ile yapılandırma temizliği
Zamanla CRM'de görünmez bir çöp katmanı birikir: kullanılmayan iş akışları, "untitled" özel görünümler, kopyalanıp unutulmuş şablonlar, kimsenin açmadığı raporlar. Bu yalnızca dağınıklık değildir; her yapılandırma türünün bir adet limiti vardır ve birikmiş çöp, bir gün yeni bir kural oluşturamayacağınız noktaya getirir. Admin Tools, bu ayarları modül bazında toplu görüp silmenizi sağlar.
Temizlenebilen yapılandırmalar: e-posta ve diğer şablonlar, özel görünümler, iş akışı kuralları, raporlar, roller, profiller ve web formları. İki çalışma yolu vardır:
Elle seçerek silme
Hangi girdiyi sileceğinizi tam olarak biliyorsanız: listeyi açar, gereksizleri işaretler, tek seferde temizlersiniz.
Kritere göre filtreleyip silme
Adlar belirsizse: oluşturulma tarihine, oluşturan kişiye ya da "son erişim" tarihine göre filtreleyip toplu ayıklarsınız.
Aracı açın
Kurulum > Veri Yönetimi > Admin Tools > Başla (Get Started). Özelliği ve modülü seçince (ör. Müşteri Adayları modülündeki Özel Görünümler) tüm girdiler listelenir.
Kriter ekleyin
Kriter Ekle ile "Son Erişim Tarihi belirli bir tarihten önce" gibi bir koşul verip Sonucu Göster'e basın. Bir yıldır açılmamış görünümler genelde test kalıntısıdır.
Seçip silin
Gereksizleri seçip silin. Bu temizlik kalıcıdır; silmeden önce ilgili kaydın gerçekten kullanılmadığından emin olun.
Admin Tools'u yıllık bakım takvimine alıyoruz. Birden fazla yöneticisi olan kliniklerde, ekipten ayrılan kişinin yarım kalan kurulumları çoğunlukla buradan ortaya çıkar; sistemi limitlere takılmadan hafif tutmanın en ucuz yolu düzenli temizliktir.
Test ortamı (Sandbox): türler ve limitler
Sandbox, iş senaryolarını gerçek zamanlı denediğiniz izole bir ortamdır. Hatalı bir Deluge kodu, yanlış kurgulanmış bir iş akışı ya da yeni bir Blueprint canlı sisteminize değmeden burada test edilir; sonuç doğruysa canlıya (production) taşınır. Bir hesapta birden çok sandbox kurup farklı ekiplere farklı denemeler yaptırabilirsiniz. Tüm bu işlemler Manage Sandbox yetkisi gerektirir.
Dört sandbox türü — hangisini ne için
Configuration
Yalnızca yapılandırma: modüller, alanlar, iş akışları. Kayıt taşımadan, kendi kurgunuzla test edersiniz. En hafif ve en hızlı kurulan türdür.
Sample Data
Sistem örnek veri üretir: Leads, Accounts, Contacts, Deals, Tasks, Calls, Meetings, Notes için 10'ar kayıt. Gerçek veri görünmez, hasta/müşteri mahremiyeti korunur.
Partial Data
Üretimden seçtiğiniz modül/kayıt (ör. modül başına son 100 kayıt) kopyalanır. Hassas veriyi sınırlar, depolama tasarruf eder.
Full Data
Tüm standart ve özel modüllerin birebir replikası. Gerçek hacimle uçtan uca test için; ayrıcalıklı ve sınırlı bir türdür.
Kaç sandbox kurabilirsiniz
Sandbox yalnızca Enterprise, Ultimate ve bu iki sürümün deneme (trial) sürümlerinde vardır. Adet hakkı türe ve sürüme göre değişir:
| Sürüm | Configuration | Yapılandırma + Veri | Full Data |
|---|---|---|---|
| Enterprise | 3 | 2 | – |
| Ultimate | 7 | 3 | 1 |
| Ent./Ult. Deneme | 2 | – | – |
Depolama sınırları
| Sandbox Türü | Veri Depolama |
|---|---|
| Configuration | 1 GB |
| Sample / Partial Data | 5 GB |
| Full Data | 10 GB |
Bunlara ek olarak dosya depolama 1 GB, e-posta depolama ise üretimdeki kullanıcı lisansı sayısı × 1 GB'dir. E-posta içeren her sandbox, gönderim denemelerini görebileceğiniz kendi Outbox'ına sahiptir; merge alanlarının doğru dolup dolmadığını ve tetiklenme koşullarını canlıya geçmeden burada doğrularsınız. Sandbox'ta Zoho Creator de kullanılabildiğinden, Custom Tab veya Related List gibi Creator destekli özelleştirmeleri canlıya almadan deneyebilirsiniz.
Tam Veri sandbox yalnızca 10 GB veri depolamalı Ultimate kullanıcılarına açıktır, organizasyon başına tek tane olur ve 30 günde bir yeniden inşa (rebuild) edilebilir. Campaigns, Activities (Tasks/Meetings/Calls), taslak kayıtlar ve entegrasyon modülleri gibi bazı bileşenler bu kopyaya dahil edilmez. En kritik sınır: sandbox'taki veriye yaptığınız değişiklikler canlıya aktarılamaz — sandbox bir yedek değildir, yalnızca yapılandırma test ortamıdır. Sürümü destek dışına düşürürseniz (downgrade), sandbox 30 günlük ek süre sonunda silinir.
Değişikliği canlıya taşımak (deploy)
Test bittiğinde, sandbox'ta yaptığınız yapılandırma değişikliklerini production'a deploy edersiniz. Değişmeyen tek kural şudur: veri taşınmaz, yalnızca yapılandırma taşınır. Bu, canlı verinizin test kayıtlarıyla kirlenmesini engelleyen kasıtlı bir korumadır.
Önce sandbox'ı senkronlayın
Sandbox kurgusu production'dan geride kaldıysa, deploy etmeden önce Rebuild Sandbox ile güncel yapılandırma ve veriyi çekin. Aksi halde sandbox'ta doğru çalışan bir ayar canlıda farklı davranabilir. (Rebuild eskiden "refresh" olarak adlandırılıyordu.)
Gidecek değişiklikleri gözden geçirin
Deploy öncesi, production'a aktarılacak değişikliklerin listesini inceleyin. Beklemediğiniz bir kalem varsa tam burada yakalanır.
Deploy türünü seçip gönderin
Uygun deploy türünü belirleyip değişiklikleri aktarın. İşlem bitince canlı hesabınız, test ettiğiniz kurulumla aynı hâle gelir.
İz kaydını takip edin
Deploy edilen her değişiklik kaydedilir; neyin ne zaman taşındığını sonradan izleyebilirsiniz.
Klinik için 12 aylık veri disiplini
Bu katmanlar tek tek değil, bir takvim hâlinde işe yarar. Beş kullanıcılı, Enterprise sürümlü bir estetik klinikte kurduğumuz tipik düzeni paylaşalım — kendi operasyonunuza uyarlayabileceğiniz somut bir iskelet:
| Ritim | İş | Neden |
|---|---|---|
| Sürekli | Silme yetkisi yalnızca yöneticide | Kazara toplu silmenin en sık kaynağı geniş yetkidir |
| Ayda iki kez | Tam yedek (2 ücretsiz hak) | En kötü günde 7 gün içinde indirilebilir kopya |
| Aylık | Audit log'u dışa aktar ve arşivle | 60 gün penceresinden eskiye bakabilmek için |
| Çeyrekte bir | Yeni iş akışlarını sandbox'ta dene, deploy et | Randevu/tedavi akışını canlıda kırmadan değiştirmek |
| Yılda bir | Admin Tools ile yapılandırma temizliği | Limitlere takılmamak, ayrılan personel kalıntılarını ayıklamak |
Senaryoyu somutlaştıralım: bir asistan, "Pasif Hasta" segmentini topluca silmek isterken yanlış filtreyle 300 aktif hasta kaydını siler. Hata üç hafta sonra, bir hatırlatma kampanyası eksik gönderildiğinde fark edilir. Çözüm zinciri sırayla işler: audit log silmeyi yapan kullanıcıyı ve saati gösterir; kayıtlar 60 günü aşmadığı için Recycle Bin'den ilişkileriyle birlikte tek hamlede geri yüklenir; yedek ve destek hiç devreye girmez. Aynı klinikte silme yetkisi yöneticiyle sınırlı olsaydı, kaza en baştan oluşmazdı.
Sağlık verisi KVKK'da özel nitelikli kişisel veridir. Dışa aktardığınız hasta listelerini şifresiz dolaşıma sokmayın, paylaşımda gereksiz alanları (TC kimlik, tanı notu) Alanları Hariç Tut ile çıkarın ve test ortamı için mümkünse Sample/Partial Data kullanarak gerçek hasta verisini sandbox'a hiç taşımayın. Yedeklerin saklandığı veri merkezi (DC) konumu, kurumsal veri ikametgâhı politikanız açısından önceden netleştirilmesi gereken bir kalemdir.
